În situația în care contractul care garantează folosința unui spațiu cu destinația de sediu social al unei societăți urmează în scurt timp să expire, este obligatorie efectuarea formalităților de prelungire a duratei de valabilitate a acestuia, în măsura în care acest lucru este posibil, sau de modificare a sediului, în sensul stabilirii acestuia în baza unui alt raport contractual. Sediul social al unei companii trebuie să fie valabil pe întreaga durată de existență a acesteia.
Dacă nu mai sunt îndeplinite condiţiile referitoare la sediul social, fie ca urmare a expirării duratei actului care atestă dreptul de folosinţă asupra spaţiului ori transferului dreptului de folosinţă sau proprietate asupra spaţiului cu destinaţie de sediu social, Oficiul Registrului Comerțului poate, din oficiu sau la cererea oricărei persoane interesate, să dispună dizolvarea societății.
Din punct de vedere fiscal, nevalabilitatea sediului social are drept consecinț declararea respectivului contribuabil ca inactiv fiscal și blocarea activității acestuia.
Pentru a evita astfel de situații, prelungirea ori modificarea actului în baza căruia se deține sediul social se poate face prin depunerea la Oficiul Registrului Comerțului, online sau fizic/prin poștă, a următoarelor documente:
● cererea de înregistrare – formular tip
● hotărârea societății de prelungire a sediului social/de modificare a contractului de spațiu
● actul adițional sau contractul nou care atestă folosința spațiului
● certificatul de înregistrare, în cazul în care se schimba adresa spațiului
● certificatul constatator de la sediu, în cazul în care se schimba adresa spațiului
● declarație model tip privind îndeplinirea condițiilor de funcționare, în cazul în care se schimbă adresa spațiului